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ライフコーチ、会社員、Kindle作家と三足のわらじを履いている小泉健一と申します。
このブログではライフコーチの観点から心が楽になる考え方やビジネスに役立つ情報、またオススメの本や映画の紹介など幅広くいろんなことを書いています。
このブログを通して知らなかったコトやモノに出会え、新たな世界が開けるかも？！
本記事では「仕事が終わらない人の原因とその対策」についてご紹介していきます。
「いつも仕事が終わらない…」
「残業続きで改善したい」
「どんどん仕事が舞い込んできて手が回らない」
こんな悩みのある方たちに向けた記事です。
僕自身、ある考え方を知ってから、仕事を自分で決めた時間内に終わらせることができるようになりました。
それは「パーキンソンの法則」というものです。
僕の実体験も踏まえながら詳しく解説していきます。
仕事が残業続きだったり、なかなかタスクが減らないと悩みを持つ方のためにも参考になると嬉しいです。
本記事読めば、仕事を時間内に終わらせるコツがわかります。
✔なぜ仕事は終わらないのか？
✔仕事をこなしてもなかなかタスクが減らない
（約5分で読めます）
仕事はなぜ終わらないのか？パーキンソンの法則とは
なぜ仕事が終わらないのかということを理解するのに「パーキンソンの法則」というのが関わってきます。
「パーキンソンの法則」とは、イギリスの政治学者のシリル・ノースコート・パーキンソン（1909-1993）の著作『パーキンソンの法則：進歩の追求』の中で提唱された法則です。
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仕事は与えられた時間を使い切るまで膨張するという意味です。
例えば会議を1時間という時間を取っていたとして、議論したい内容が30分で終わったとしても別の話にそれたり、新たな議題を作ったりして時間を使い切ろうとしてしまうことって経験された方もいると思います。
また、収入が増えた分だけ支出も増えてしまうようなケースも同じことが言えるでしょう。
人間は与えられたものは全部使い切ってしまう心理が働くのです。
この「パーキンソンの法則」を知っておくと仕事の仕方が変わります。
「時間内」で終わる仕事の仕方
「パーキンソンの法則」を知った上で、オススメの仕事（タスク）の進め方をご紹介します。
タスクごとに時間を決める
当たり前のようにやっている人もいるかもしれませんが、僕の周りではやってない人の方が多いです。
資料作成、商談準備、売上収支の確認など、仕事上さまざまなタスクがあるかと思いますが、ひとつひとつに何分かけて取り組むかを決めましょう。
時間意識を常に持っていないと漠然と「タスクを定時までにすべて終わらせればいいや」という気持ちになり、結果、終わらないことが多くなります。
タスクひとつひとつに時間意識を持っていれば、あとどれくらいで全部終わるのか、時間は足りるのか足りないのかを常に意識できるので、無駄な時間を生むことは無くなります。
会議を終わらせる基準
先程会議の例を出しました。
会議も、10時〜12時までと言ったように時間が決まっているような職場もあるでしょう。
会議を終える基準が時間になってしまっていると、仮に議題がすべて終わっていたとしても、ダラダラと関係のない話をしたり、違う議題を入れてしまったりして時間を使い切ろうとしてしまいます。
僕も今は職場の営業チームのリーダーをしていますが、定期的に行うミーティングは、結論を出したい議題がすべて終わったらそのミーティングを終えることにしています。
なので、1時間半かかることもあれば30分で終わることもあるし、議題がメールや事務所での会話レベルで終わりそうならミーティング自体やらないようにしています。
会議の目的をしっかり考えること。そして、会議を終える基準をしっかり考えておくことが大切です。
参考までに会議のファシリテーションについては以下の本がオススメです。
中身のある会議をしたい人は必読。
無駄な人員がいないか考える
「パーキンソンの法則」の事例としてよく挙げられるのが、「人を増やしたのに仕事が終わる時間が変わらない」ということ。
与えられた役割や仕事の目的を理解していないとこういうことが起きてしまいます。
会議にしろ、チームにしろ、本当に今の人員配置が適切かを考えてみましょう。
本当は2人でできるような仕事も5人とかでやろうとしていないか？などチーム編成も少し疑ってみてみましょう。
会議なども「今回の議題は自分が関係ないな」と思ったら出る必要はないのです。なかなか断りづらいのもあるかもしれませんが、僕はよく「商談アポが入っちゃったんで」と言って欠席することがあります。その会議に出るより自分の仕事をした方がメリットあるときはそうしてますね。
どうしてもできないときは
とはいえ、上司から言われた仕事だと断れなかったり、物理的にどんどん仕事が増えて対応しきれなかったりすることもあるでしょう。
そういうときは周りに助けを求めましょう。
僕みたいなリーダークラスになれば後輩に仕事を任せたりして膨張するタスクを捌くことができますが、若手だとなかなかできないですよね。
そう言う場合は、「どうやったら時間内に終わるか」を先輩や仲間に相談してみましょう。
仕事を任せる側って、任される部下や後輩の仕事量を把握していないことも多いです。
パワハラな先輩でない限りは、後輩が仕事量が多過ぎてパンクしそうだったら仕事は任せません。
物理的に無理だ！と感じたら、今の仕事がどれだけあって、それをどうやったら時間内に終わらせることができるかを先輩に素直に相談してみること。
そしたらきっと、他のみんなで仕事を分け合うという選択肢も自然と取りやすくなります。
どうしても仕事が増えすぎるのであれば、仲間と相談するべきです。
仕事が時間内に終わる1番のポイントとは
「パーキンソンの法則」をベースに、仕事が終わらない理由とその対策について書きました。
1番のポイントは「見える化（可視化）」です。
仕事の目的も、タスクごとの所要時間も会議の終了基準もあいまいだから、仕事が膨張していくのです。
目的が明確なら目的が達成されれば仕事は終わりだし、タスクごとの時間管理をしっかりしていれば時間が余れば早く帰るか先んじて他のこともできます。
「パーキンソンの法則」への対策は本記事に書いたことをまず実践されてみてください！
✔タスクごとの時間管理や、仕事の目的を明確にしていくこと。
✔物理的にどうしても終わらないときは、仲間に相談したりしながらそのやり方を変えるべき。
最後に僕が提供してるサービスの紹介です。もし体験したい方がいらっしゃったらお気軽にお問い合わせください！
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最後までお読みいただきありがとうございました！
ではまた。
ざす。
