『まだ見ぬ世界と自分に出会えるブログ』へようこそ。
ライフコーチ、会社員、Kindle作家と三足のわらじを履いている小泉健一と申します。
このブログではライフコーチの観点から心が楽になる考え方やビジネスに役立つ情報、またオススメの本や映画の紹介など幅広くいろんなことを書いています。
このブログを通して知らなかったコトやモノに出会え、新たな世界が開けるかも？！
本記事では「仕事の生産性を上げるコツ」についてご紹介していきます。
「いつも仕事が終わらない…」
「残業続きで改善したい」
「部下や後輩へ仕事の進め方をうまく指導したい」
こんな人に向けた記事です。
タスク管理や仕事の進め方で僕が実際にやってとても効果的だったことをお伝えします。
毎日やること多くて仕事が終わらず残業続きの方や、そんな部下や後輩を持つ上司の方の指導のためにも参考になると嬉しいです。
僕自身はかなり激変したので、オススメです。
本記事読めば、仕事の生産性や効率が良くなり仕事が早く終わるようになれるコツがわかります。
✔なぜ仕事は終わらないのか？
✔残業ばかりしてる部下や後輩をお持ちの上司の方
（約5分で読めます）
生産性が爆上げする仕事の進め方とは
生産性を上げる仕事の進め方とはズバリ「自分の仕事の時間管理をする」です。
何をするかというと自分が今日取り掛かるタスクを「どの順番で取り掛かり、何分かけて終わらせるか」というスケジューリングをあらかじめするのです。
やってはいけないのは、今日のやることを特に優先度や順番など決めずに着手したり、最悪の場合は今日やるタスクすら決めずにその場で思いついた仕事を始めること。
スケジューリングが良い理由を次に紹介します。
仕事の生産性が上がる理由
自分のタスクの時間管理をすることのメリットは次の通り。
レコーディングダイエット効果
「食べたものを記録するだけで痩せる」レコーディングダイエットをご存知の方もいるかと思います。
あれは「うわ、今日こんなに食べてるからセーブしなきゃ」とか「思ったよりカロリー抑えられてるな」とか考えられることで、ダイエット意識を高める効果があります。
仕事も一緒であらかじめタスクごとに所要時間を決めていると「60分って見込んだのに90分かかっちゃった。どこかで挽回しなきゃ」と軌道修正ができたり、「このタスクは60分かかると思ってたけど意外に20分くらいで終わったな」と今後のタスク管理の参考になる気づきがあったりします。
この記録がレコーディングダイエットと同じ効果があり、1日の目標の時間内にいかに終わらせるか常に考え生産性アップに繋がるのです。これは本当にやってみて実感しています。
エネルギーを節約できる
メンタリストのDaiGoさんが本の中で書いていたのですが、人間の集中力には上限があります。
それは朝には満タンなものが頭で考えたりしているうちに減っていき夜には集中力が続かなくなるように出来ているそうです（DaiGoさんは『ウィルパワー』という言葉で説明したいました）。
いかにエネルギーを節約できるかがポイント。
故スティーブ・ジョブスがプレゼンのときはいつも同じタートルネックとジーンズを履いていたり、Facebookの創業者マークザッカーバーグも毎日朝ご飯のレシピは同じくしていたりするのも、服や朝ごはんを選ぶエネルギーを節約してビジネスに活かしているからなのです。
同じように、タスク管理において、仕事にかける時間以外にやる順番まで決めてしまえば「次何しよう」とか「今このタスクやってて他に大事なことなかったかな…」などという余計なエネルギーを使わずに節約できます。
ぜひ、取り掛かる順番まで決めて退勤するまでのスケジューリングをしてみましょう。
パーキンソンの法則
パーキンソンの法則というものがあります。
「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」という意味です。
これは、例えば毎日9時から17時まで仕事をしていたとしたら、たいした仕事量がなかったとしても人は与えられた時間を使い切ろうとするということです。
まさに時間があるとムダを作ってしまうんですね。
同じ職場に会議ばかりしている人っていませんでしょうか？笑
会議とは、何か議論して決断をするためのものですが、集まって話し合うことそのものに目的を見出し、会議して満足するような人こそ時間をムダにしています。
与えられた分だけ時間を使ってしまうという心理があるので仕事はどれくらいの時間で終わらせるかタスクごとにキッチリ決めていきましょう。
僕が実践している具体的方法
では実際のどんな風にやっているかご紹介します。
僕はエクセルで表を作りまとめています。
あらかじめ決めたスケジュールを書き、そして別のところにその結果を書きます。
そして、1日終わった時には1日の感想もメモします。
もっと改善できることはあったか、人に任せられる仕事はなかったかなど、こうした振り返りが次に活かされていきます。
また、ひとつオススメなのは、少し余裕を持っておくこと。どうしても急な仕事が舞い込んでくることってあると思います。分刻みで退社するまでのスケジューリングをすると突発的な仕事が入ったときに遅れてしまうからです。
僕は本当に終わろうとしている1時間前に仕事を終えるスケジュールを組んでいて、1時間は「何かあったとき用」として残しています。
以上、これはあくまで僕の事例なので、手帳やメモ帳などに手書きでやってもいいと思います。
検証するためには、あらかじめ決めたスケジュールと、実際やってみてどうだったかの比較ができるようにしておきましょう。
時間は自分で作る！
僕がやっているタスク管理を紹介しました。
これをやってからほぼ定時で帰るようになれて、本当に時間管理が上手くなったと感じています。
また、全体を俯瞰してからひとつひとつの仕事に取り掛かるので、集中力も段違いになりました。
ただなんとなく仕事に取り掛かっている人や、残業について悩んでいる人はぜひ取り入れてみてください。時間は自分で作るものです。
✔タスク管理することで、レコーディングダイエット的な効果や集中力アップが期待できる。
✔計画を立て検証して改善していくことで自分で時間を作ることができる。
最後に僕が提供してるサービスの紹介です。もし体験したい方がいらっしゃったらお気軽にお問い合わせください！
①ライフコーチング
「今の自分を変えたい！」成長したい！」「もっと気楽に生きられる考え方を身につけたい！」
そんな方に向けてコーチングセッションを提供中。対話を通して夢の実現をサポートします。
コーチングってどんなことするのかということや無料体験セッションなどもしていますので、お気軽にご連絡くださいませ(^^♪
料金や空きなどは、変動することもあるため直接お問い合わせください。
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「本を読んで勉強したいけど、時間がない！」「読書を最大限活かしたい！」
そんな人に向けたサービスです。コーチングであなたのビジョンをお聞きします。
そしてあなたのビジョンに沿った本を選び（もしくは読みたい本を教えてください）、僕が代わりに読書して、そのビジョンに役立つところを意識して要点をまとめてプレゼントいたします。
僕は年間１００冊くらいは本を読んでいて、このブログで要約記事を書いており、読書と要約は得意です。多忙な働く人のためのサービスです！
それぞれお問い合わせはお気軽にご連絡ください！連絡先→g4n0323@gmail.com
最後までお読みいただきありがとうございました！
ではまた。
ざす。
