ド底辺サラリーマンの夢の叶え方

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心が軽くなる心理学やオススメの本や映画を紹介しています。

【書評・要約】有意義な会議にしたい!『世界で一番やさしい会議の教科書』著:榊巻亮


Hatena

ども!

ライフコーチ 兼 ド底辺サラリーマンのけんいちです!

僕は読書が大好きで、年間100冊ほどビジネス書や歴史書中心に読んでいます。

そんな僕がオススメ本を紹介します。

 

 

今回ご紹介するのはコチラ!

 

 

どんな会社にも絶対にある『会議』

でも、会議って眠たくなったり、大人数だと発言する機会もないし内勤しがち・・・

なんて人もいるはず。

 

そんなグダグダで目的がよくわからず結論に至ったのかもわからないような会議を変えることのできる方法を非常にわかりやすく解説した本です。

 

この本、タイトルにある通り「世界で一番やさしい」と思います。

 

主人公がいて、小説のようにストーリーに沿った形で2年目社員が会議を変えていくという内容。

会議の本は他にもいくらでもありますが、運用法だったり実践法はぶっちゃけ「それペーペーの新人の私にはできないよ・・・」と思ってしまうようなものがたくさんあるなと感じています。

 

この本は本当に新入社員や2年目の新人でも実践できることに特化して、かつ効果的な方法を論じてくれているので、とてもタメになります。

 

自分の会社のグダグダな会議を変えたい人、必見です。

 

 

 

それでは早速内容をざっくり紹介していきます!

 

 

(約5分で読めます)

『世界で一番やさしい会議の教科書』はこんな人にオススメ!

     本

・自分の会社の会議の中身を変えたい人

・会議がいつも時間通りに終わらない人

・意見のまとめ役やファシリテーターをやる機会が多い人

 

本書はとにかく「会議が無駄だな」と感じている人向け。

会議を有意義なもので、しっかり時間内に終わるための実践法が書かれています!

 

 

 

この本の要点と僕が伝えたいこと

   まとめ

会議を有意義なものにするためには、その会議は「何を決めるのか」「何が決まったら終了なのか」ということを決めて皆が意識することが一番大切。

グダグダな会議は、ただ目的もなく資料を読み上げたり、終了条件とは関係ない話にそれたりすることに起因するので、ファシリテート(容易にする、促進する)が必要。

ホワイトボードを使うファシリテート方法や、会議前の必要な準備まで網羅されていて、かつ、誰でも実践できる方法論を紹介してくれているので、どんな役職の人でも役に立つ良書!

 

 

  

会議を有意義にする方法

会議


目的と終了条件を明文化する

会議を有意義なものにするためには、参加者全員がしっかりその会議の目的と終了条件を共有することが大切です。

 

至極、当たり前のことのように思えますが、意外に出来ていない会社も多いのではないでしょうか。

本作品でも、主人公の2年目社員の女性の葵が所属する部署の会議は、毎週課長が資料をただただ読み上げて終了というような典型的なダメ会議が描かれています。

 

「ただの資料の読み上げと内容共有なら皆時間を割いてまで集まる必要ないんじゃない?」

 

と思ってしまうような会議ってたくさんありそうですね。

というか、僕の会社の毎週月曜日の会議がまさにコレ(笑)

各部署の先週あった出来事とか懸念事項とかを担当者が読み上げるだけで2時間くらい費やしています。。。

 

本書に記載されている恐ろしい事実が、

週に3回、2時間の会議があったとして30年勤務したら、生涯会議に費やす時間はなんと3万時間らしいです(笑)

 

これは労働時間の約40%を占めています。

こんなにも時間を掛けている会議が「ムダ」なものだとしたらゾッとしますね・・・

 

何を決める会議なのか?

どこまで決まったらその会議自体は終了と言えるのか?

会議全体は何時までに終えて、議題はそれぞれ何分かけるのか?

終わった後は、この会議では何が決まって、次のアクションは何なのかというのが共有化できてるか?

 

 これらを参加者全員が共有している状態が理想なのです。

 

 

ファシリテートする

ファシリテートとは「容易にする」「促進する」という意味があります。

会議をより分かりやすく、促進させていくためにはその会議のファシリテーターが必要になります。

 

先ほど紹介した「目的」「終了条件」「決まったこと」「決まってないこと」などを皆と共有しながら、進行させていく役割です。

 

ファシリテーターというと、経験を積んでいたり、司会がうまい人でないとできないと思いそうですが、そんなことはありません。

この本の主人公葵が入社2年目でファシリテーターとして成長する姿が描かれています。

 

具体例は後述しますが、会議をより良くしていくためにはファシリテーターを設定しましょう。

 

 

ホワイトボードを使う

ホワイトボードを使うというのも有効。

 

ホワイトボードを使うと、会議のテーマを書いておけば皆が常にそれを意識することができます。

 

また意見を書いたり、決定事項を書いていたりすればまとめるときにも役に立つのです。

 

パソコンに向かって議事録取る人と、主に喋る人と別々にいるような会議もあるかと思いますが、そうなると、話が脱線してしまったりするときに気がつきにくいのです。

 

皆で共有するための最適なツールなので、原始的ですがホワイトボードは有効です。

 

 

 

なぜ会議がグダグダになるのか

あくび

 

そもそもなぜ会議がグダグダになるのでしょうか。

 

先ほどと重複しますが、「目的」もハッキリしておらず何を決めてどうなるべきなのか?を共有できていないからグダグダになってしまうのです。

 

 

参加者が「会議の目的」を意識できてないから会議中に別の内勤をしたり、発言せずにただ座ってる人が出てきたりしてしまいます。

 

これは僕個人の意見で本書には書いてませんが、会議って仕事してる感が出るものだと思うんですよね。

 

とりあえず集まって議論したりしてると仕事してるっぽくないですか?笑

会議ばかりの会社はとりあえず仕事してる感覚を得たいがためにただ集まってるようなことになってないでしょうか?

 

 

とにかく目的もない会議なんて全く不要です。

 

 

 

新入社員でもできる方法

新人


具体的などんな方法があるのか、一部紹介します。

あくまで誰でもできるというのがポイント。

 

終了条件を確認する

目的を聞くにしても「この会議の目的はなんですか」とは新人は聞きにくいですよね。

「何を生意気言ってるんだ」とも思われかねません。

 

そういうときは、

「この会議ではどんなことが決まったらいいんでしたっけ?すみません、まだよく分かってなくて・・・」

 

と言ったように謙遜しつつ、言葉遣いを少し変えるだけで良いのです。

 

紙に書き出してみる

ホワイトボードを使うと言っても、新人がいきなり前に出て「ホワイトボードにまとめていきますね」というのは無理ですよね。

 

いや、「ガツガツできまっせ!」という方ならそれで良いと思います。

でも、「しゃしゃり出てるんじゃねーよ」と思われる恐怖、なかなかそんな一歩は踏み出せないという人は、紙に書いてみましょう。

 

本書の主人公の葵も初めは、A3サイズの紙にこの会議のテーマや終了条件、随時決まったことなどを書き出して自分なりにまとめていました。

 

するとそれを見た隣に座ってる先輩が「何それ?」と聞きます。

それで意図を説明をして、皆に知ってもらうのです。

 

すると、本書では、「それ必要じゃない?」と先輩が言い出し、のちにホワイトボードを使って葵が進めていく流れに自然となっていくのです。

 

 

以上、こんな感じで言い方ややり方次第で新人でも失礼のない進め方でファシリテートできるのです。他にも新人でもできることが紹介されてますのでぜひ本書で。

 

 

 

会議は皆でより良くしていく!

会議

会議は1人でできるものではありません。

 

本書の物語の課長は、ただ決まったことを自分が話し続けるというひとり会議状態。

 

会議には、中には一度も発言しない人がいたり、目的が曖昧なものが多いです。

一度も発言しない人なんて他の仕事しておいてもらった方が絶対組織のためになりますよね。

 

 

皆が会議に参加するからには、「目的」をしっかり共有しておくこと。

会議の冒頭にも「〇〇を決めるために、△△について結論出していきましょう」というように皆に目的を共有して、かつ、ホワイトボードに書き出したりして常に皆の頭の中に意識できるように工夫する。

 

とにかく皆で会議をすることが大切なんだなということがわかりました。

 

非常にわかりやすい良書でした。最初は表紙が漫画だったので舐めてました(笑)すいません、、

 

 

自社の会議に悩んでる人。

もっと早く会議を終わらせたい人。

会議の司会進行することが多い人。

 

必読です。

 

 

 

 

 

 

最後までお読みいただきありがとうございました!

ではまた。

ざす。